Voor de aanvraag van een Schengenvisum voor Nederland moet een buitenlandse gast een aantal documenten en bewijsstukken overleggen. Welke precies, hangt af van het doel van het bezoek. Een medische reisverzekering hoort er altijd bij: de Schengen Visitor-verzekering van OOM Verzekeringen sluit je hier af vanaf €1,75 per persoon per dag.

In dit artikel lees je welke documenten en bewijsstukken verplicht zijn, wat de ambassade van de referent in Nederland verwacht en hoe je de verzekering regelt. Ook een bezoeker die al in Nederland is, kan de verzekering nog afsluiten.

Procedure aanvragen Schengenvisum voor Nederland

Je gast vraagt het Schengenvisum aan in het land van herkomst, bij de Nederlandse ambassade of het consulaat of bij een externe dienstverlener zoals VFS Global of TLScontact. Die nemen de aanvraag alleen in; de beslissing neemt de Consulaire Service Organisatie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Je gast onderneemt de volgende stappen:

• Vul online het aanvraagformulier in op het portaal van Buitenlandse Zaken (niet op een smartphone), print het uit en onderteken het.
• Maak een afspraak. De aanvraag doet je gast altijd zelf, ook voor baby’s en kinderen.
• Zorg dat alle benodigde documenten en bewijsstukken zijn verzameld.
• Betaal de kosten. Het visum kost €90,- vanaf 12 jaar en €45,- voor kinderen van 6 tot 12 jaar. Onder de 6 jaar is het gratis. Daar komen servicekosten van VFS Global of TLScontact bij.

Je gast kan het visum vroegst 6 maanden en uiterlijk 15 kalenderdagen voor de reis aanvragen. De beslissing duurt gemiddeld 18 tot 21 kalenderdagen, soms tot 45 dagen.

Documenten voor een visumaanvraag Nederland

Welke documenten je gast precies moet overleggen, hangt af van het doel van het bezoek aan Nederland:

• Toerisme: je gast gaat een paar weken naar Nederland voor een vakantie en logeert in een hotel.
• Zakenbezoek: je gast komt voor zakelijke doeleinden.
• Vrienden, familie of partnerbezoek: je gast bezoekt zijn of haar familie, vrienden of partner in Nederland en logeert daar meestal ook.

Een aantal documenten en bewijsstukken is altijd nodig:

• Een ingevuld en ondertekend visumaanvraagformulier.
• Een geldig paspoort en een pasfoto.
• Documenten ter onderbouwing van het reisdoel, zoals een hotelboeking of een gelegaliseerd formulier voor logiesverstrekking van een referent in Nederland.
• Documenten waaruit blijkt dat je gast naar het land van herkomst terugkeert.
• Bewijs van voldoende middelen of, als die ontbreken, een gelegaliseerd formulier voor garantstelling van de referent.
• Een reservering van het vliegticket of de reis.
• Bewijs van een medische reisverzekering.

Toelichting op de verplichte documenten en bewijsstukken

Paspoort en pasfoto

Het gaat om een geldig reisdocument, meestal een paspoort. Dat mag niet ouder zijn dan 10 jaar, moet minimaal 2 lege visumpagina’s hebben en moet na het vertrek uit het Schengengebied nog minimaal 3 maanden geldig zijn. De handtekening van je gast moet in het paspoort staan. De pasfoto is in kleur, niet ouder dan 6 maanden, 3,5 bij 4,5 centimeter groot en heeft een lichte of witte achtergrond. Vraagt je gast het visum aan bij VFS Global of TLScontact, dan hoeft hij geen pasfoto mee te nemen: daar maken ze een digitale foto.

Documenten ter onderbouwing van het reisdoel

Je gast moet kunnen bewijzen wat het doel van het bezoek aan Nederland is. Bij een visum voor kort verblijf (Schengenvisum) vraagt de ambassade daarom om documenten, zoals:

• Bij toerisme: een hotelreservering in Nederland.
• Bij een zakelijk bezoek: een uitnodiging van een in Nederland gevestigd bedrijf of evenement, met de persoonsgegevens, de periode en de reden van het bezoek.
• Bij familie-, vrienden- of partnerbezoek: een formulier voor logiesverstrekking en, bij gebrek aan eigen middelen, ook een formulier voor garantstelling. Een referent in Nederland kan logiesverstrekker, garantsteller of allebei zijn.

Documenten ter bewijs van terugkeer naar het land van herkomst

De ambassade wil zeker weten dat je gast na het bezoek terugkeert. Denk aan de volgende bewijsstukken:

• Een werkgeversverklaring of arbeidsovereenkomst, met functie, contractduur en salaris. Een ondernemer laat zijn bedrijfslicentie of inkomstenbelasting zien.
• Bewijs van inschrijving bij een onderwijsinstelling in het land van herkomst.
• Bewijs van inschrijving van schoolgaande kinderen in het land van herkomst.
• Een eigendomsbewijs van een woning of ander onroerend goed in het land van herkomst.
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat je gast zorgt voor andere personen in het land van herkomst.

Let op: de bewijslast ligt bij de aanvrager zelf. De IND en het ministerie van Buitenlandse Zaken kunnen alleen advies geven. De beslissing of de bewijsstukken voldoende zijn, ligt bij Buitenlandse Zaken. Vinden zij de stukken niet overtuigend, dan kan de aanvraag worden afgewezen omdat ze bang zijn dat de aanvrager (illegaal) in Nederland blijft.

Bewijs van middelen

Je gast moet aantonen dat hij voldoende geld heeft voor het verblijf en de terugreis, bijvoorbeeld met bankafschriften. Dat is minimaal €55,- per persoon per dag. Heeft je gast zelf niet genoeg geld, dan kan een garantsteller in Nederland garant staan.

Reservering van vliegticket of reis

Je gast moet aantonen dat hij een reis of vliegticket heeft gereserveerd. Een reserveringsbewijs is voldoende; een betalingsbewijs is niet nodig.

Bewijs van medische reisverzekering

Elke visumaanvrager moet een medische reisverzekering kunnen laten zien. Die verzekering moet op naam staan, geldig zijn in alle Schengenlanden en de hele reis dekken. De minimale dekking is €30.000,- voor dringende medische zorg, spoedbehandeling in een ziekenhuis en repatriëring, ook bij overlijden. Heeft je gast een visum met meerdere inreizen, dan moet hij bij elke inreis een geldig bewijs hebben.

Schengen verzekering voor je gast afsluiten

Je kunt op deze website de Schengen verzekering van OOM Verzekeringen voor je gast afsluiten. Jij bent dan de verzekeringnemer en betaalt de premie, je gast is de verzekerde. Je hebt alleen de gegevens van de verzekerde en de reisdata nodig. Betaal je met iDEAL, creditcard of PayPal, dan ontvang je de polis vaak binnen een uur per e-mail. Bereken hier je premie en sluit af.

De verzekering vergoedt medische kosten tot maximaal €500.000,- en repatriëring tot maximaal €30.000,-. Ze geldt in alle landen die op het moment van een verzekerde gebeurtenis bij het Schengengebied horen, en ook in Bulgarije, Cyprus, Ierland, Kroatië, Roemenië en het Verenigd Koninkrijk. In het land van herkomst ben je niet verzekerd. De premie hangt af van de leeftijd van de verzekerde op de ingangsdatum. Hieronder zie je de premies en het eigen risico.

Je kunt een aansprakelijkheidsverzekering meeverzekeren. De premie daarvoor (inclusief assurantiebelasting) is €0,21 per dag voor 1 persoon en €0,42 per dag voor 2 of meer personen. OOM vergoedt dan de schade die jij veroorzaakt aan personen of eigendommen in de Schengenlanden, tot maximaal €1.250.000,- per gebeurtenis.

Wordt het visum geweigerd, stuur dan de afwijzingsbrief naar OOM. De verzekering vervalt en je krijgt alle betaalde premie terug.

Wat is er verzekerd?

De Schengen Visitor-verzekering vergoedt plotselinge en onverwachte medische kosten tijdens het verblijf, en daarnaast SOS-kosten zoals repatriëring. Alle vergoedingen gelden per verzekerde persoon per verzekerde periode, tot maximaal €500.000,- voor alles samen.

OOM vergoedt nooit meer dan de tarieven die de officiële instanties hebben goedgekeurd; in Nederland is dat de NZa. Bagage, annulering en wintersport zijn op deze verzekering niet meeverzekerd. De nadruk ligt op hulpverlening en medische kosten. De verzekering kan niet worden verlengd, wel kun je een nieuwe verzekering afsluiten.

Documenten van de referent: garantstelling of logiesverstrekking

Verplichte documenten bij logiesverstrekking

Ter onderbouwing van het reisdoel kan een referent op vertoon van zijn paspoort een ingevuld bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking laten legaliseren bij de gemeente waar hij woont. Daarmee geeft hij aan dat hij je gast uitnodigt voor een kort bezoek aan Nederland. De gemeente legaliseert de handtekening van de referent; daar betaal je een klein bedrag voor. Daarna stuurt de referent het formulier samen met een kopie van zijn paspoort of Europese identiteitskaart naar je gast in het buitenland. Nodig je je gast alleen uit voor logies en sta je niet garant, dan hoef je geen inkomensstukken mee te sturen.

Verplichte documenten bij garantstelling

Heeft de persoon die naar Nederland wil komen zelf onvoldoende geld, dan kan iemand in Nederland financieel garant staan. De garantsteller woont in Nederland, is 18 jaar of ouder, heeft een BSN en heeft een vast inkomen voor minstens 12 maanden van minimaal €2.337,- bruto per maand zonder vakantiegeld (€2.523,96 met vakantiegeld). De garantstelling loopt tot het vertrek uit het Schengengebied, met een maximum van 5 jaar.

De garantsteller hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de logiesverstrekker. Zijn het twee personen, dan moet bij de aanvraag van allebei een kopie van het paspoort of de Europese identiteitskaart worden bijgevoegd. Je gast neemt deze documenten mee naar de aanvraag.

In loondienst en garant staan

Werk je in loondienst en wil je voor iemand garant staan? Dan heeft je gast de volgende documenten van jou nodig:

• Het ingevulde, ondertekende en gelegaliseerde bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking.
• Een kopie van een arbeidscontract dat nog minstens 12 maanden doorloopt vanaf de visumaanvraag.
• Een kopie van de laatste drie loonstrookjes.
• Een kopie van het paspoort van de garantsteller.

Ondernemer en garant staan

Ben je zelfstandig ondernemer en wil je voor iemand garant staan? Dan heeft je gast de volgende documenten van jou nodig:

• Het ingevulde, ondertekende en gelegaliseerde bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking.
• Een recent uittreksel van de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• De meest recente definitieve aanslag inkomstenbelasting van de Belastingdienst.
• Een recente winst-en-verliesrekening, waaruit blijkt wat de nettowinst van de onderneming is.

Meer of minder bewijsstukken is mogelijk

Buitenlandse Zaken kan besluiten om meer of minder documenten en bewijsstukken te vragen voor een visumaanvraag. Raadpleeg daarom altijd de website van NederlandWereldwijd of de Nederlandse ambassade in het land waar je gast woont.

Aandachtspunten

De belangrijkste feiten over de Schengen verzekering nog even op een rij:

• Voor een Schengenvisum is een medische reisverzekering verplicht.
• Jij kunt de Schengen verzekering op deze website voor je gast afsluiten en de premie betalen.
• Kwalen, klachten en lichamelijke afwijkingen die op de ingangsdatum al bestonden, zijn niet verzekerd, ook niet als je gast nog niet wist dat hij ze had.
• Zwangerschap en bevalling zijn uitgesloten, behalve een onvoorziene complicatie die voor 32 weken zwangerschap is ontstaan.
• Kosten door diabetes mellitus en gal- en nierstenen worden niet vergoed.
• De verzekering is alleen bedoeld voor plotselinge en onverwachte medische kosten tijdens een verblijf in Nederland of andere Schengenlanden.
• Lees voor je de polis afsluit het dekkingsoverzicht en de polisvoorwaarden, zodat je weet waar je gast wel of niet voor verzekerd is.

Veelgestelde vragen over het Schengenvisum en de verzekering

Vragen?

Voor vragen over een Schengenvisum kun je terecht bij NederlandWereldwijd, voor vragen over een mvv of verblijfsvergunning bij de IND. Wil je meer informatie over een medische reisverzekering voor een visum of heb je andere vragen? Neem dan contact met ons op via telefoon 055-5400409 (09:00 – 12:00 uur op werkdagen) of stuur een e-mail: [email protected]